GoogleフォームとGoogleカレンダーを使って終日シフト表を不動産屋が作った。

こんにちは花沢不動産情報システム開発部のたつやです!

花沢不動産ではIT事業部と不動産事業部の2部門が存在しているのですが、今回は不動産屋さんで働く同業者の方に向けた記事となります。お部屋探し中のお客様はもっとワクワクする記事がたくさんありますので、関連記事から別のページにどうぞ!

さて、不動産屋さんで勤務をしている皆さん。シフト管理、どうしていますか?

「不動産屋で働いてるんだから休みなんてあるわけないだろ」

「不動産屋に休みなんてありません。お客様次第です」

とか怖いこと言わないでください。

Googleフォームを設定する

さて、今回は「無料」でシフト管理をすることが正義でありますからお金のかかる有料ツールは完全に除外します。無料こそ正義!仲介手数料も無料が正義!

Googleフォーム

この記事を見ている不動産屋で働いている方でしたら「Googleフォームの設定の仕方」は完璧でしょうから端折ります。(……ちゃんと説明します)

Googleフォームの項目を設定する

googleフォーム

まず「プラウダウン」の項目を利用して「メンバー」を設定します。

1.花沢太郎

2.花沢花子

みたいな感じです。従業員全員分の名前を登録しましょう。

西暦項目を作る

GoogleフォームからGoogleカレンダーに登録するにあたって「西暦」データが必要になるのでプルダウンで西暦データを設定しましょう。

日付項目を作る

「月」と「日」をチェックボックスで作ります。なぜチェックボックスかというと複数選択できるからです!

Googleフォームでの設定はこれだけです。

GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携

Googleフォームが完成したらGoogleスプレッドシートと連係させましょう。

フォーム設定上部にある「回答」ボタンを押すと緑色のスプレッドシートボタンが出現するので、そこを押します。

そうするとスプレッドシートとの連携が完了して、スプレッドシートに登録されます。

このスプレッドシートを開いたまま上部にある「ツール」から「スクリプトエディタ」を選択しましょう。

Google Apps Script (GAS)を使おう

つづいてGASの設定をしていきます。設定と言ってもコピペして保存して貰えればかんたんに実装可能なので、難しいことは考えなくて大丈夫です。


function executeInPosting() {
	//==========================================================
	// 設定箇所
	//==========================================================
	var CALENDAR_ID = CalendarApp.getCalendarById('ここにカレンダーID');
	var SHIFT1 = 'シフト休み';
	var YEAR_COLUMN = 'B';
	var MONTH_COLUMN = 'C';
	var SHIFT1_COLUMN = 'D';
	var Member_COLUMN = 'F';
	//----------------------------------------------------------
	var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
	bottom = sheet.getLastRow();
	var year = sheet.getRange(YEAR_COLUMN + bottom).getValue();
	var month = sheet.getRange(MONTH_COLUMN + bottom).getValue();
	var shift1 = sheet.getRange(SHIFT1_COLUMN + bottom).getValue();
	var Member = sheet.getRange(Member_COLUMN + bottom).getValue();
	var Day = String(shift1).split(',');
	var Name = String(Member).split(',');
	// シフト1を登録
	for(var i = 0; i < Day.length; i++) {
		if(Day == "") {
			continue;
		} else {
			var dateStr = year + '/' + month + '/' + Day[i];
			Logger.log(dateStr);
			var date = new Date(dateStr);
			Logger.log(date);
			CALENDAR_ID.createAllDayEvent(Name, date);
			Logger.log('createEvent() is done.');
		}
	}
}

6行目にある「ここにカレンダーID」と記載されたところにはGoogleカレンダーのIDを入力してください。カレンダーIDの確認方法は

上記のサイトで詳しく解説してくれています。

タイマーを設定しよう

GASにコードをコピペして保存を押したら自動タイマーを設定しましょう。これを設定することによってフォームからシフト登録があるたびに自動でGoogleカレンダーに登録されます。

時計マークをおします。

左下にある「トリガーを追加」を押します。

トリガー設定画面

上記画像と同じように設定して保存を押します。

Googleフォームからシフトを送信してみる

作成したGoogleフォームから送信してみると….

おぉ!終日イベントとしてお休みの日が自動で登録されてる!

まとめ

不動産屋さんで利用できるかは定かではありませんが、GoogleカレンダーへGoogleフォームに回答するだけで自動で登録できるというのは非常に便利なシステムです。

GoogleフォームはWEBサイトに埋め込むことも可能なので、来店予約やオープンハウスの予約などにも利用できます。

ぜひとも業務効率化をはかって生産性をあげお客様に還元できるサービスを構築していきましょう!

それでは!

 

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担当:たつや

たつや

個人で引越しを10回以上経験したことのある猛者。ちなみにコミュ障なため、不動産営業マンに強く言えずに苦汁を飲まされた。そこで感じた不満を改善すべく不動産賃貸業に進出。しゃべらない。

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